Beursreglement

1: Organisatie

De praktische organisatie van Bricks-and-More is in handen van Bricks-and-More VZW.
De eindverantwoordelijkheid van het event ligt bij de bestuursleden van de VZW

Bricks-and-More VZW
Maatschappelijke zetel: Ossemeer 17, 2440 Geel, België
Ondernemingsnummer 1005.344.622
BTW-nummer BE1005.344.622
KBC Bank IBAN BE15 7340 7643 8130
www.bricks-and-more.be

2: Evenement

BAM2024 gaat door in het weekend van zaterdag 09 november en zondag 10november 2024 in de Thomas More hogeschool te Geel (Kleinhoefstraat 4, 2440 Geel, België)

Het programma voor het weekend ziet er als volgt uit (uren onder voorbehoud, de organisatie behoudt
zich het recht voor om de uurregeling aan te passen):

Vrijdag
16u00 tot 19u00: opbouw zaal door organisatie
19u00 tot 22u00: opbouw creaties/verzamelingen voor exposanten (geen toegang voor 19u00)
Zaterdag
07u30 tot 13u30: opbouw creaties/verzamelingen
13u30 tot 14u00: openingsspeech en verwelkoming exposanten
14u00 tot 20u00: deuren open voor het publiek
20u00 tot 23u00: avondprogramma
Zondag
10u00 tot 17u00: deuren open voor publiek
17u00 tot …: afbouw/opruimen

3: Deelnemers

Op Bricks-and-More kan iedereen die liefhebber is van het LEGO® blokje zich inschrijven als exposant, verkoper, cosplayer,…

Mensen die LEGO® willen verkopen moeten dit op voorhand op hun inschrijvingsformulier aanduiden. Verkoop is enkel toegelaten na uitdrukkelijke toestemming van de organisatie. Wie LEGO® wil verkopen, leest dan ook aandachtig hoofdstuk 6 “Verkopers”. Iedere andere activiteit (bijvoorbeeld reclame maken, leden werven voor andere verenigingen, geld inzamelen voor een goed doel) is niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming van het bestuur.
Iedere deelnemer wordt geacht zijn/haar stand af te breken (indien van toepassing, de tafels te demonteren) en de gebruikte tafels terug te plaatsen op de aangewezen plaats. De deelnemer zorgt ervoor dat er geen afval achter blijft bij zijn/haar stand. Kosten voor het opruimen van een stand kunnen steeds verhaald worden op de deelnemer.
Roken is niet toegestaan in de zalen.
(Kleine) huisdieren en hulphonden zijn toegelaten.
Het gebruik van nooduitgangen is enkel toegestaan in geval van nood. Zij mogen geenszins gebruikt worden als makkelijke in- of uitgang of geblokkeerd worden.
Iedere deelnemer zal kennisnemen van de veiligheidsvoorschriften en de vluchtwegen en deze zeker niet te belemmeren (zie plan in de zaal of vraag info bij een medewerker)
Indien er zich noodsituaties voordoen wordt iedere deelnemer geacht zich te wenden tot de organisator of de EHBO-stand indien die aanwezig is.
Eventuele geschenken aan deelnemers (zoals bijvoorbeeld ‘Thank You sets’) worden toegekend aan alle categorieën van deelnemers (exposanten, verkopers en vrijwilligers).
Inschrijven kan enkel via de ter beschikking gestelde formulieren (zie punt 4). Voor de inschrijving worden enkele persoonlijke gegevens gevraagd (onder andere naam, voornaam, adres, telefoonnummer en e-mail adres. Deze gegevens worden enkel ter beschikking gesteld van de evenement verantwoordelijken zodat zij de inschrijvingen kunnen verwerken. Deze gegevens worden behandeld met de inachtneming van alle wettelijke bepalingen. (zie privacybeleid)

4: Inschrijven

Inschrijven kan enkel via de daarvoor opgestelde formulieren (via email of via de website). Alle leden ontvangen op voorhand een inschrijvingsmail waarin de te volgen inschrijvingsprocedure uitgelegd wordt.
Deelnemen aan het evenement, zowel als exposant en/of als verkoper, kan enkel na goedkeuring van de inschrijving door de organisatie. Je kan je status steeds raadplegen op je persoonlijk pagina op onze website. Uitleg status:
– In Progress: de organisatie heeft je pre-registratie ontvangen en gaat ermee aan de slag
– Approved: de organisatie heeft een plaats beschikbaar en je deelname is goedgekeurd
– Declined: spijtig genoeg is er voor jouw geen beschikbare plaats gevonden
Indien deelnemers hun deelname aan het evenement willen annuleren, moeten ze dit zo snel mogelijk melden aan de organisatie. Indien de organisatie kosten gemaakt heeft die verbonden zijn aan deze inschrijving, kan de organisatie deze kosten terugvorderen van de betrokken deelnemer.
Indien er bepaalde kosten betaald moeten worden (bijvoorbeeld voor maaltijden) dienen zij deze op voorhand te betalen via het deelname formulier op de website. Bij niet-betaling behoudt het bestuur zich het recht voor om de deelnemer uit te sluiten voor dat deel waar de betaling voor diende. De registratie moet minstens 10 dagen op voorhand overgemaakt worden via het formulier. Indien je niet tijdig betaalt kan de organisatie je plaats niet garanderen.
Bij inschrijving moet de deelnemer de gewenste tafeloppervlakte opgeven die hij nodig heeft om zijn LEGO® ten toon te stellen (zie punt nr. 5 Exposanten). Verkopers moeten op hun inschrijving kiezen voor 4meter of 8meter verkoop.
De uiteindelijke oppervlakte die aan iedere deelnemer ter beschikking gesteld wordt, wordt door de organisatie aan iedere deelnemer op voorhand meegedeeld. Deelnemers verbinden er zich toe om de opgegeven oppervlaktes te respecteren. Indien een deelnemer zijn gewenste tafeloppervlakte toegewezen krijgt, maar er niet in slaagt om deze volledig zinvol te benutten, kan de organisatie een deel van de toegewezen tafeloppervlakte aan een andere deelnemer toewijzen. Indien nodig kan de organisatie de deelnemer alsnog schrappen van verdere deelname aan het evenement.
Wanneer er te weinig plaats is of wanneer er onvoldoende tafels ter beschikking zijn, is de organisatie genoodzaakt om een selectie te maken tussen de verschillende deelnemers (zowel exposanten als verkopers). De selectie van de deelnemers die kunnen exposeren of van de verkopers en de invulling van de zaaloppervlakte gebeurt aan de hand van de volgende vier criteria (prioriteiten):
– Eigen creaties (Moc’s)
– Sponsors
– Set verzamelingen
– Verkoop
Er kan eventueel op voorhand door de organisatie bepaald worden welke minimumen/of maximumoppervlakte gereserveerd wordt voor verkopers.
Indien tijdens de zaalopbouw blijkt dat er onvoldoende plaats is of als moest blijken dat er alsnog onvoldoende tafels ter beschikking van de organisatie zijn, kan de organisatie alsnog beslissen om de toegewezen oppervlakte aan één of meerdere deelnemers (zowel exposanten als verkopers) aan te passen.
De keuze van de deelnemers en de toewijzing van de tafeloppervlakte aan iedere deelnemer gebeurt door de organisatie. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.

5: Exposanten

Onder exposanten verstaan we mensen die LEGO® (in welke vorm dan ook) gedurende de
openingsperiode voor het publiek tentoon willen stellen. Bij de inschrijving wordt de deelnemer
gevraagd duidelijk te omschrijven wat hij precies gaat tentoonstellen en vragen we 1 duidelijke foto. De organisatie behoudt zich het recht voor om te allen tijde een opstelling te weigeren of zelfs om een opstelling te laten verwijderen tijdens het evenement zelf zonder hiervoor uitleg verschuldigd te zijn aan de betrokken deelnemer.

Het is enkel toegelaten om LEGO® tentoon te stellen. Hieronder een overzicht van wat wel en wat niet is toegestaan.

Toegestaan : custom materiaal dat niet uit plastiek bestaat en waarvoor LEGO® onvoldoende of geen volwaardige/evenwaardige alternatieven heeft zoals:
– Touw, elastiek, papier, karton
– Elektronische componenten (bv printplaten, LED’s)
– Stickers
Toegestaan: gegraveerde of geprinte LEGO®
Niet toegestaan: namaak en custom materiaal in gelijkaardige plastiek als LEGO®,
zoals: blokken van LEGO®-namaak merken (bv Cobi, Wange, Fischertechnic, Mould King, Unico, …. )

Neem op voorhand contact met de organisatie op indien je twijfelt of iets wel of niet toegestaan is. Iedere exposant wordt geacht dit strikt toe te passen. Bij niet-naleving heeft de organisatie het recht om de niet-LEGO®-elementen van de creatie te (laten) verwijderen of om de creatie in zijn geheel te verwijderen. Kosten verbonden aan het verwijderen van niet-LEGO®-elementen kunnen in geen geval verhaald worden op de organisator.

Op- en afbouw van standen is niet toegelaten wanneer het evenement open is voor het publiek. Aankleding van lay-outs is steeds toegelaten gedurende het evenement.
Tijdens het op- en afbouwen worden de deelnemers geacht andere deelnemers niet te hinderen door creaties, benodigdheden, verpakkings- of transportmiddelen rond te laten slingeren op of in de buurt van tafels die niet aan de deelnemer toegewezen werden.
Naargelang de beschikbare tafels worden deze toegewezen aan de verschillende deelnemers. Indien er een tekort aan tafels dreigt, kan de organisatie te allen tijde beslissen om bepaalde deelnemers minder ruimte toe te wijzen.
Exposanten staan zelf in voor de eventuele bemanning van hun stand.
Op het inschrijvingsformulier moet iedere deelnemer aangeven of hij al dan niet stroom nodig heeft voor zijn MOC. De organisatie voorziet zelf de stroomkabels en enkel deze gekeurde kabel mogen worden gebruikt tijdens de expo.
Indien een exposant merkt dat er onderdelen van zijn creatie of verzameling verdwenen zijn, wordt hij geacht dit te melden aan de organisatie. In geen geval kan de organisatie hiervoor aansprakelijk gesteld worden en/of kunnen kosten voor de vervanging van de ontvreemde onderdelen verhaald worden op de organisatie.
Een exposant verbindt er zich toe het hele weekend aanwezig te zijn (zaterdag én zondag).

6. Verkopers

Volgens de wet is iedereen die goederen koopt met het oog op latere verkoop met winst een
commerciële verkoper.
Voor Bricks-and-More maken we enkel het onderscheid tussen een particuliere verkoper en een
professionele verkoper:

Een particuliere verkoper is een persoon die meer LEGO® heeft dan hij nog nodig heeft en deze
overschot occasioneel te koop aanbiedt aan de bezoekers van de beurs.
Een professionele verkoper heeft over een btw-nummer en beschikt over een voorraad die
louter bestemd is voor de verkoop.

Indien een deelnemer een verkoopstand wil hebben op een Bricks-and-More dient hij dit vooraf op de inschrijving kenbaar te maken en expliciet te vermelden of hij een particuliere of professionele
verkoper is.

Particuliere verkoop	Professionele verkoop

Keuze uit: 4 meter	Keuze uit: 4 meter of 8 meter
Prijs: 37,37€/m/dag	Prijs: 37,37€ /m/dag (excl BTW)

	Duidelijke affichering van logo (indien beschikbaar) en BTW nummer vereist op de stand

Algemene regels voor verkopers:

Iedere verkoper zorgt er zelf voor dat hij in regel is met de geldende en van toepassing zijnde wetgevingen en reglementeringen.
Het is enkel toegestaan om LEGO® en aanverwante producten te verkopen. Verkoop van andere producten en/of diensten is enkel toegestaan na toestemming van de organisatie.
Voor de kostprijs van de verkoopstand komen enkel de meters vooraan de stand in aanmerking. Achter de stand mag de verkoper vrij beschikken om dezelfde breedte in te vullen al dan niet met tafels of rekken. Deze worden niet door de organisator voorzien. Indien de verkoper extra tafels of rekken naast zijn toegewezen plaats zet, zal hij gevraagd worden deze te verwijderen of zal hij moeten bijbetalen voor de extra verkoop ruimte: de beslissing hierover ligt bij het bestuur.
Iedere verkoper moet zijn standgeld betalen dat overeenkomt met het aantal meter dat hij toegewezen krijgt, ongeacht of hij daadwerkelijk een winkel organiseert of niet. De organisator kan indien gewenst voor professionele verkopers een factuur opmaken voor de aanrekening van het standgeld. De standgelden moeten 10 dagen op voorhand overgemaakt worden via het registratieformulier op onze website. Indien je niet tijdig betaalt kan de organisatie je plaats niet garanderen.
Bricks-and-More VZW kan op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor tegenvallende verkoopcijfers op een evenement.
Iedere verkoper is zelfverantwoordelijk om diefstal uit zijn/haar winkel te voorkomen. Bricks-and-More VZW kan nooit aansprakelijk gesteld worden tot terugbetaling van gestolen artikelen.
Verkopers zorgen zelf voor afrokdoek (bij voorkeur van katoen omwille van de brandveiligheid). Tevens mag de tafel afgerokt worden met een doek of een banner met daarop een reclameboodschap voor de betreffende shop.
Indien een particuliere verkoper zich niet houdt aan de op hun van toepassing zijnde reglementeringen, of indien er een vermoeden is dat de particulier een zuivere commerciële bedoeling heeft, kan de organisatie (of het bestuur) hem kwalificeren als professionele verkoper, en ook de stand van de particuliere verkoper laten verwijderen van het evenement en zelfs weren van toekomstige evenementen. Kosten verbonden aan het verwijderen van een verkoopstand kunnen in geen geval door de verkoper verhaald worden op de verantwoordelijke of het bestuur. De organisatie kan gemaakte kosten voor het verwijderen van een verkoopstand wel verhalen op de verkoper.
Iedere verkoper is verantwoordelijk voor de goederen die hij verkoopt. Bij overtreding vastgesteld door de overheidsdiensten is de organisator niet verantwoordelijk en kunnen eventuele kosten niet op hem verhaald worden. Bij een overtreding zal de standhouder onmiddellijk verwijderd worden (indien hieraan eventuele kosten verbonden zijn, kunnen deze verhaald worden op de betrokkene) en wordt hij van toekomstige evenementen geweerd.

Iedere deelnemer wordt geacht dit reglement gelezen en begrepen te hebben. Door deelname aan het evenement verklaart iedere deelnemer zich akkoord met het reglement. Tevens verbinden deelnemers er zich toe dit reglement strikt toe te passen en eventuele richtlijnen van de organisatie op te volgen.

Wanneer er overmatig drankgebruik of enige vorm van druggebruik wordt vastgesteld, die al dan niet
leidt tot storing van het publiek of andere deelnemers kan je uitgesloten worden van het evenement
of bij de vaststelling van ernstige feiten kan je uitgesloten worden voor deelname aan toekomstige evenementen.

Geschillen die voortvloeien uit situaties die niet in dit reglement opgenomen zijn, worden ter plaatse
en zo spoedig mogelijk opgelost tussen de betrokken deelnemer en de organisator.
Bij niet-naleving kan de organisator beslissen de deelnemer te weren van het evenement en/of de
stand te laten verwijderen. Tevens kan besloten worden om de deelnemer uit te sluiten van
toekomstige evenementen.

Kosten verbonden aan de hierboven vermelde acties kunnen door de deelnemer nooit verhaald
worden op de organisatie. Indien er voor de organisator kosten ontstaan (van welke aard die ook
mogen zijn) om de hierboven vermelde acties te ondernemen, kan de organisator deze kosten te allen
tijde verhalen op de betrokken deelnemer.

Opgesteld door het bestuur van Bricks-and-More vzw.
update februari 2024